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Vers une meilleure gestion des dossiers des employés, détenteurs d’un permis de travail au Canada (TET)

L’évidence semble s’imposer : vous avez terminé avec succès l’embauche de vos employés TET et la période d’emploi a débuté, mission accomplie.

 

Pourtant, nous avons vu dans l’article précédant que lors d’une telle embauche vous vous engagez à respecter certaines obligations en tant qu’employeur qui embauchent des TET (on parlait de la conformité de l’employeur). Mais pour y arriver les mots d’ordre seront la rigueur et le rappel. Qu’on parle de la sauvegarde des documents ayant servi à la demande ou juste des documents d’onboarding, ou de la documentation de tout changement intervenu quant aux conditions d’embauche, la rigueur est de mise.

 

N’oubliez pas que vous vous engagez à embaucher un TET pour un poste dont la description des tâches, lieu d’emploi, exigences, salaires et avantages sociaux sont entérinés par l’offre d’emploi validée par Service Canada ou Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Il en résulte plusieurs conséquences :

  • Vous ne pouvez pas, par exemple, opérer des changements quant au code de la profession selon la Classification nationale des professions (CNP), le lieu d’emploi et la rémunération;
  • En principe, vous ne pouvez pas mettre fin à l’emploi avant la date d’expiration des autorisations de travail.

 

Cela peut paraître très exigeant, mais en documentant vos dossiers vous n’arriverez pas seulement à garder une trace des modifications, mais également à conserver tous les éléments qui pourraient surgir lors d’une inspection.

 

Comme les gestionnaires de vos TET peuvent être peu familiers avec les codes de la CNP et en général, avec les exigences dans le domaine de l’immigration, votre équipe RH devra les aider à naviguer dans les méandres des différentes règles qui paraissent en contradiction totale avec les réalités du marché du travail. Pour y arriver, pour chaque dossier d’un TET :

  • Vous garderez une copie complète de son poste : description des tâches, lieu d’emploi, nombre d’heures, salaire et avantages sociaux ;
  • Vous garderez une copie de son permis de travail ;
  • Vous documenterez toutes les circonstances ayant menées à la rupture du contrat de travail : démission ou fin d’emploi ;
  • Vous vous assurerez l’entière coopération de vos collègues en cas de changement de mandat ou affectation à un nouveau projet. Soyez proactif et préparez une liste des questions à valider : est-ce que les nouvelles tâches sont incluses dans les tâches initialement prévues ? Est-ce que le nombre d’heures diminuera ou au contraire, augmentera-t-il ? Est-ce que le lieu de travail changera également ? Y-a-il des modifications au niveau de la rémunération ?

 

N’hésitez pas à consulter la demande initiale (formulaires des autorisations de travail et de séjour), incluant la lettre de votre employeur qui a accompagné votre demande. Vous y trouverez des informations pertinentes quant au contexte d’affaires ayant mené à une demande d’EIMT (Évaluation de l’impact sur le marché de travail) ou de permis de travail. Et cela a d’autant plus d’importance si pour ces démarches vous avez été accompagné par un représentant ou s’il y a eu des changements au niveau de vos équipes depuis le moment de l’embauche.

 

En pratique il n’est pas rare que notre employé embauché pour un poste de développeur devienne en cours de route un architecte, qu’on l’envoie travailler chez un nouveau client et dont la révision annuelle du salaire fait l’objet justement, d’une révision trois ou quatre fois durant l’année, parce qu’il est bon, le client l’aime et le marché est très compétitif!

 

Vous avez deviné : il s’agit d’autant d’exemples de non-conformité de l’employeur. Sans rentrer dans les détails de la préparation d’une EIMT qui permet de prévoir certains changements –comme le lieu de travail-, force est d’admettre que ces situations se produisent souvent, à défaut d’un manque de reflexes : comme celui de consulter le dossier initial, ou de communication entre les différentes équipes.

 

Le mot d’ordre : rigueur ! Qu’il s’agisse de la gestion des dossiers ou la communication avec vos équipes, vous devez connaître non seulement vos projets d’entreprise, mais également le quotidien du travail des TET. Cela peut paraitre anodin, faire de vous l’avocat du diable ou le collègue impopulaire, mais il suffit juste de vous rappeler les exigences d’embauche des TET (voir nos articles antérieurs). Les réponses s’y trouvent.

 

Le dernier mot d’ordre : rappel ! Rappel des règles d’immigration, pour documenter vos dossiers et des…..dates d’expiration des permis de travail! Car il n’y a rien de plus stressant que d’apprendre que le permis de votre employé arrive bientôt à échéance. Ajoutez à votre agenda un rappel entre 3 à 6 mois avant la date d‘expiration. Ayez une conversation avec votre employé et son gestionnaire quant à la suite : est-ce qu’une demande de renouvellement est désirée et envisageable ? Est-ce que votre employé est intéressé à demander la résidence permanente ou va-t-il l’obtenir bientôt?

 

Ce dernier point nous amènera à notre prochain sujet :  accompagnement des TET dans leurs démarches d’installation et intégration au Québec, qui peut définir votre image de marque d’employeur et contribuer à la rétention de vos talents !

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